Martedì, 19 marzo 2019, presso l’Hotel Parco dei Principi, in Roma, si è svolto un Incontro in Interclub dei Rotary Club di Roma FORO ITALICO, EUR, MEDITERRANEO, URBIS ed ACQUASANTA, sul tema
SINERGIE DI COMUNICAZIONE
Relatore della serata, è stato il Prof. Enrico Cogno, notissimo Formatore, Consulente di Impresa ed esperto di Tecniche di Comunicazione, che ha svolto una Relazione completa sul tema dichiarato, soffermandosi, approfondendo e spiegando, a beneficio dei presenti, un gran numero di aspetti ad esso inerenti.
In premessa, ha precisato la necessità di distinguere l’analisi del tema associativo classico ed abituale della grande azienda e/o della grande organizzazione, per focalizzarsi, nell’occasione dell’incontro, sul tema associativo del Rotary e sulla vita dei suoi Club.
Partendo dalla constatazione di quanto dovrebbe avvenire all’interno dei Club Rotary e riconoscendo che ciò, in verità, non sempre avviene …, sono state accennate, in termini generali, le azioni necessarie per incrementare, attraverso l’uso della Comunicazione, il coinvolgimento dei Soci, concorrendo a colmare, in tal modo, i deficit di partecipazione e conoscenza.
OBIETTIVO principale della presentazione, quindi: “Una proposta per una efficace comunicazione esterna nei Rotary Club”.
Ho partecipato alla serata con una grande aspettativa, per poter confrontare quello che il Rotary Club Roma EUR effettua in tema di comunicazione con quello che potrebbe fare, cercando di migliorare attraverso l’implementazione nel Club di ciò che riguarda questo secondo aspetto.
Quanto sopra, con riguardo, non solo alla comunicazione esterna, ma anche a quella “interna”, ritenendo che la comunicazione possa ed abbia necessità di assolvere anche al compito di trasmettere e far condividere l’informazione anche all’interno dei Club Rotary.
Con riferimento al metodo di comunicazione da utilizzare, ritengo si possa affermare con sicurezza che, al giorno d’oggi, è certo ormai che esso debba basarsi sull’uso delle tecnologie digitali, con particolare riferimento a quelle più diffuse ed economiche. Esso, infatti, venendo a costituire il prolungamento delle tecniche di composizione ed acquisizione dati, immagini e suoni e transitando sulle reti telematiche, consente di condividere i contenuti trasmessi, a costo zero (o molto contenuto), con “tanti” destinatari, a livello mondiale, in tempo reale.
Più precisamente, faccio riferimento, ad esempio, alla possibilità, ormai diffusa, di realizzare un sito WEB Internet stabile sul quale esporre, sistematicamente, informazioni e notizie relative alla vita interna ed esterna del Rotary Club.
Con riferimento a ciò, mi permetto di sottoporre all’attenzione l’esperienza messa in atto dal Rotary Club Roma EUR (e, certamente, anche da altri Club), sicuramente parziale e bisognosa di suggerimenti e modifiche, ma che rappresenta un possibile punto di partenza.
Nel 2016, il Club ha realizzato un Sito web, il rotaryromaeur.it, affidato in gestione esterna (con una spesa modesta). Il “punto di gestione” esterno del Sito ne garantisce la funzionalità h24 e comprende l’uso delle licenze software e delle apparecchiature necessarie, inclusi i rispettivi upgrade, nonchè la salvaguardia dei dati.
Il Sito Web realizzato comprende le seguenti Sezioni:
- CLUB, per le strutture direttive annuali che si succedono negli anni;
- ROTARY, per i “rimandi” ad altri importanti siti web;
- DOCUMENTI, per la documentazione del Club;
- EVENTI, per la descrizione (ed il ricordo di tutti gli Eventi interni ed esterni del Club;
- NOTIZIE (in fase di trasformazione in PROGETTI), per rendere visibili a tutti le attività progettuali che il Club ha svolto negli anni e sta attualmente svolgendo;
- BOLLETTINI, per la raccolta di Eventi, spesso antecedenti alla creazione del sito web;
- CONTATTI, per i riferimenti personali e logistici del Club.
Quanto sopra viene integrato con l’uso di Facebook, in grado di raggiungere platee di visualizzatori di vaste dimensioni, sul quale viene pubblicata una comunicazione sintetica, con un rimando al Sito Web Internet, per la fruizione dell’articolo completo.
Le informazioni in esso contenute raggiungono i Soci del Club, i Rotariani in Italia ed all’estero (il Club è gemellato con Club esteri e, comunque il Sito viene acceduto da Club esteri) e persone varie che si avvalgono di questo strumento per prendere visione delle attività del Club.
Un Socio, con funzione di “web-master”, si occupa autonomamente dell’aggiornamento e della pubblicazione delle informazioni. Solo in casi sporadici è necessario colloquiare con il punto di gestione. E’ previsto che i Soci tutti collaborino alla redazione delle pubblicazioni, anche se ciò accade raramente. Ma qualcuno, in effetti, lo fa!
Sono molteplici gli aspetti positivi di tale soluzione comunicativa che ha una funzione di “collante” interno al Club, consentendo ai Soci di disporre di conoscenze, documenti, notizie, eventi … “sfuggiti”, per qualche ragione.
E’ superfluo accennare all’importanza della “funzione esterna”, in assenza della quale il Club sarebbe sostanzialmente sconosciuto. Ed invece, dai dati statistici risultano diverse migliaia di accessi annui, con un sicuro trend di crescita.
E’ tutto? Certamente no! Ma pensiamo rappresenti qualcosa, auspicando di ricevere suggerimenti per migliorare.
Presenta qualche problematica? Si! Ed il prof. Cogno, profondo conoscitore di tale soluzione, l’ha accennata nel corso della Relazione: la necessità che l’informazione sia curata ed aggiornata con impegno sistematico (che il professore ha correttamente dimensionato in ore di lavoro).
Dunque, a fronte degli innegabili “punti di forza del Rotary”, riportati nell’immagine che segue
e delle “criticità relative al Rotary” segnalate nel corso della relazione e del dibattito successivo:
- spesso, è sconosciuto;
- se è conosciuto, non si sa di cosa si occupi;
- si ritiene, talvolta, che si tratti di organizzazioni pseudo-massoniche, composte da persone che, in vario modo ed in contraddizione con i principi dichiarati, cercano di trarre dalla partecipazione ai Club una qualche utilità pratica;
- le persone che si associano lo fanno per conoscersi e/o partecipare a conviviali;
- l’effettivo dei Club è in decrescita;
- i Soci sono persone sempre più spesso “anziane”, anche per le difficoltà della crisi economica mondiale che rende sempre più problematico ai giovani sostenere le spese per la partecipazione;
- i Soci sono persone talvolta non propense o addirittura incapaci di utilizzare smart-phone e computer per comunicare;
- dopo l’iscrizione ai Club, i Soci sono poco partecipativi, sia come presenza, sia come disponibilità ad assumere impegni e ruoli interni;
- I Club non realizzano Progetti in numero adeguato e, comunque, non rendono “visibile” l’immagine del Rotary,
per accrescere la base associativa dei Club e rivitalizzare il ruolo degli aderenti ad essi, si renderebbe necessario e si propone di mettere in atto un PROGETTO MIGLIORATIVO, ispirato, nel caso specifico del mondo rotariano, al metodo “Reengineering Associativo”, con le seguenti finalità:
Riteniamo, di aver già risposto, con la precedente “proposta di metodo di comunicazione”, almeno in qualche modo, al primo “bullett” della immagine proiettata.
Poniamo, quindi, l’attenzione sul secondo “bullett”, di importanza fondamentale: l’accrescimento della base associativa, spesso in calo, mettendo in atto iniziative attrattive rivolte ai giovani, in specie.
Lo schema della “struttura progettuale” suggerita, adattata alle esigenze del mondo rotariano, è ispirata al metodo “Reengineering Associativo” di Del Mare/Canino, basato sugli studi di Hammer/Champy.
Esso comprende 4 Asset strategici:
… dove la Rappresentatività “indica la percezione che il mondo esterno ha del Rotary in termini di rilevanza e notorietà nel suo ruolo di ‘attore sociale’ “;
… dove l’Attrattività indica quanto gli aderenti si sentano appagati dal fare parte del Rotary e si attivino in modo naturale nel ruolo di “ambasciatori” del Club;
… dove l’Adeguatezza misura, per gli aderenti, il buon funzionamento del Club e la soddisfazione del farne parte;
… dove la Partecipazione misura, oltre alla presenza agli eventi conviviali, la condivisione attiva della Mission, lo spirito di squadra, il senso di appartenenza, l’attivismo pratico.
Agli asset precedenti se ne potrebbe aggiungere uno: la Pubblicità, intesa quale campagna sistematica di informazione che i Club del Rotary effettuano, preliminare indiscutibile della Rappresentatività e dell’Attrattività, attraverso una Comunicazione efficace.
A questo proposito, vorrei respingere con decisione la critica e/o la “generosa autocritica” che rappresenta i rotariani come persone che si riuniscono solo “a tavola” per le conviviali serali. In primo luogo, non sarebbe certo più adeguato incontrarsi sugli sgabelli di un bar o a passeggio per strada. In secondo luogo, nel corso degli incontri, i rotariani sviluppano temi e discussioni su argomenti disparati, di certo non banali. Infine, sono “tangibili” le prove delle numerose e fondamentali iniziative di altruismo messe in essere dal Rotary a livello mondiale.
Come descritto in precedenza, la comunicazione erga omnes può assolvere a questo fine al meglio.
In maniera più efficace, se saranno esposti e resi noti anche i numerosi Progetti che i Club realizzano.
Alfredo D’Amato
